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# Grupos y Round Robin de Leads

Consulta las definiciones en el [sistema de calificación de leads de ILA](/es/optimizacion-del-agente/ila-rating-system.md).

**Qué son los Grupos en Patagon AI**

Los grupos son conjuntos de miembros del equipo que reciben leads de forma organizada. Un grupo puede funcionar de dos modos distintos: como **organizacional** (solo agrupa personas, sin distribuir leads) o como **canal de enrutamiento activo** (distribuye leads automáticamente via Round Robin).

La diferencia entre los dos modos se controla con un único toggle: **Asignación de Leads**.

{% hint style="info" %}
**Dónde acceder:** Organización → Enrutamiento de Leads → pestaña **Grupos**.
{% endhint %}

**Cómo crear un grupo**

El formulario de creación tiene cuatro campos:

<table><thead><tr><th width="205.39453125">Campo</th><th width="159.546875">Obligatorio</th><th>Qué hacer</th></tr></thead><tbody><tr><td>Nombre del Grupo</td><td>Sí</td><td>Use nombres descriptivos: "Ventas LATAM", "SDR Brasil", "Producto Premium".</td></tr><tr><td>Descripción</td><td>No</td><td>Contexto sobre el propósito del grupo.</td></tr><tr><td>Asignación de Leads</td><td>No</td><td>Toggle que <strong>activa el Round Robin</strong>. Déjelo desactivado si el grupo es solo organizacional.</td></tr><tr><td>Miembros</td><td>Sí (para enrutar)</td><td>Busque y agregue los miembros que deben recibir leads.</td></tr></tbody></table>

**Paso a paso:**

1. Acceda a **Organización → Enrutamiento de Leads**.
2. Haga clic en **+ Nuevo Grupo**.
3. Complete el Nombre (ej.: "Consultores RJ").
4. Agregue una Descripción opcional.
5. Active **Asignación de Leads** si desea Round Robin activo.
6. Busque y agregue los miembros.
7. Haga clic en **Crear Grupo**.

{% hint style="warning" %}
Un grupo sin Asignación de Leads activa existe en la plataforma, pero **no distribuye leads automáticamente**. Solo funciona como agrupación visual del equipo.
{% endhint %}

#### **Cómo funciona la distribución Round Robin**

Round Robin es el sistema de rotación que distribuye leads de forma secuencial e igualitaria entre los miembros del grupo. Cuando la **Asignación de Leads** está activada, este es el flujo completo:

```
Lead se pone en contacto via WhatsApp
         ↓
Agente de IA procesa y califica el lead (0★ a 5★)
         ↓
Sistema verifica: ¿existe grupo con Asignación de Leads activa?
         ↓
SÍ → Lead se asigna automáticamente al siguiente
      miembro en la cola Round Robin
         ↓
Ese miembro pasa a VER el lead en su visualización de Leads
         ↓
Próximo lead que llegue → va al siguiente miembro de la lista
         ↓
Cuando llega al último miembro → vuelve al primero
(rotación continua y cíclica)
```

**Cómo distribuye el Round Robin en la práctica**

La distribución es **uno por uno, en orden**. Si el grupo tiene 3 consultores (Ana, Bruno, Carlos):

* Lead 1 → Ana
* Lead 2 → Bruno
* Lead 3 → Carlos
* Lead 4 → Ana (reinicia)
* Lead 5 → Bruno

Y así sucesivamente. Esto garantiza que ningún consultor quede sobrecargado en relación con los demás.

**Impacto en la visibilidad de leads**

Este es un punto muy importante que afecta el día a día del equipo:

<table><thead><tr><th width="295.29296875">Situación del miembro</th><th>Lo que ve en Leads → Leads</th></tr></thead><tbody><tr><td>En grupo con Round Robin activo</td><td><strong>Solo los leads asignados a él</strong></td></tr><tr><td>Sin grupo Round Robin activo</td><td><strong>Todos los leads</strong> de la organización</td></tr><tr><td>Admin</td><td><strong>Todos los leads</strong>, siempre</td></tr></tbody></table>

{% hint style="info" %}
Un vendedor en grupo activo se mantiene enfocado en su propio pipeline, sin ver leads de colegas. Esto es intencional: evita que múltiples consultores trabajen el mismo lead.
{% endhint %}

**Qué sucede cuando un lead regresa**

Esta es una de las preguntas más frecuentes. El comportamiento documentado es:

> **Un lead ya asignado mantiene el mismo consultor indefinidamente. El Round Robin solo actúa en la llegada de leads nuevos.**

Es decir: cuando un lead que ya fue asignado a la consultora Ana envía un nuevo mensaje (después de días o semanas en silencio), **continúa apareciendo para Ana**, no vuelve a la cola del Round Robin. La asignación es persistente.

```
Lead llega por 1ª vez → Round Robin asigna a Bruno
Lead permanece en silencio por 3 días
Lead responde nuevamente → todavía está con Bruno
Lead responde de nuevo 2 semanas después → todavía con Bruno

[Solo cambia si alguien reasigna manualmente]
```

**Cuándo cambia la asignación**

La asignación solo se modifica en dos escenarios:

* **Reasignación manual:** cualquier miembro con permiso puede ir a Leads → Leads (o Leads → Conversaciones) → pestaña Información en los Detalles del Lead → campo "Asignado a" → seleccionar otro miembro. El cambio se guarda inmediatamente.
* **Eliminación del miembro del grupo:** eliminar un miembro del grupo **no** reasigna automáticamente los leads que estaban con él. Los leads quedan con la asignación antigua y necesitan ser reasignados manualmente.

{% hint style="warning" %}
**Limitación documentada:** no existe en Patagon AI un mecanismo automático de "memoria de consultor", es decir, no hay forma de configurar que un lead que regresa siempre vaya al último consultor que lo atendió. Si esto es importante para su proceso, la solución es la reasignación manual vía pestaña Información del lead.
{% endhint %}

### **Cómo configurar grupos por región o producto**

Patagon AI **no posee enrutamiento condicional automático**. No es posible configurar reglas del tipo "si el lead vino de São Paulo, va al grupo SP" o "si la campaña es del Producto X, va al grupo Producto X" de forma automática por UTM o fuente de tráfico.

Lo que es posible es crear **grupos segmentados manualmente**, donde la separación se hace por la forma en que el tráfico entra al sistema (agentes diferentes o asignación manual). Las tres aproximaciones:

{% tabs %}
{% tab title="Región · agentes separados" %}
La manera más robusta de separar leads por región es usar **agentes diferentes** para cada región, cada uno con su propio grupo de enrutamiento.

**Ejemplo: empresa con consultores en SP y RJ**

```
Agente "SP" → número de WhatsApp dedicado SP
  └── Grupo "Consultores SP" (Round Robin activo)
       ├── Consultor A
       ├── Consultor B
       └── Consultor C

Agente "RJ" → número de WhatsApp dedicado RJ
  └── Grupo "Consultores RJ" (Round Robin activo)
       ├── Consultor D
       └── Consultor E
```

Leads que entran por el número SP son enrutados solo a consultores de SP. Leads del número RJ, solo a consultores de RJ.

{% hint style="success" %}
Este es el enfoque más confiable porque la separación ocurre en el origen (número de WhatsApp), antes incluso de la calificación.
{% endhint %}
{% endtab %}

{% tab title="Producto · reasignación manual" %}
Cuando todos los leads entran por el mismo número, la separación por producto necesita hacerse manualmente después de la calificación.

**Flujo recomendado:**

1. El lead entra y es calificado por el agente (el prompt puede identificar el producto de interés en la conversación).
2. El lead es asignado por Round Robin al siguiente consultor disponible (del grupo general).
3. El consultor que recibe el lead verifica el interés y, si es necesario, **reasigna manualmente** al especialista del producto correcto (Leads → Detalles → pestaña Información → campo "Asignado a").
4. Use la **pestaña Notas** para dejar contexto sobre el producto de interés antes de reasignar.

**Alternativa con múltiples grupos:**

* Cree grupos separados por producto: "Grupo Producto A", "Grupo Producto B".
* El agente califica e identifica el producto en el resumen de la conversación.
* Un gestor o SDR lee el resumen y hace la reasignación manual al grupo correcto.

{% hint style="warning" %}
**Limitación importante:** no existe enrutamiento automático basado en UTM, fuente de tráfico, palabra clave de la conversación o producto. Si necesita este nivel de automatización, contacte <support@patagon.ai> para entender si hay roadmap para esta funcionalidad.
{% endhint %}
{% endtab %}

{% tab title="Región · número único" %}
Para equipos que usan un único número pero tienen consultores regionales:

1. Cree los grupos por región ("SP", "RJ", "Sur", etc.), **todos con Asignación de Leads desactivada** (para no entrar en conflicto).
2. El grupo principal (general) queda con Round Robin activo.
3. Un coordinador monitorea los leads recién llegados y, al identificar la región (por el teléfono del lead, por el código de área o por la conversación), reasigna manualmente al consultor de la región correcta.
   {% endtab %}
   {% endtabs %}

**Gestionando miembros de grupos**

**Agregar un miembro a un grupo**

1. Acceda a **Organización → Enrutamiento de Leads → pestaña Grupos**.
2. Haga clic en el grupo deseado.
3. Use el campo de búsqueda de Miembros para encontrar el miembro.
4. Agregue y guarde.

**Eliminar un miembro del grupo**

1. Abra el grupo.
2. Haga clic en el botón eliminar al lado del miembro.
3. Guarde los cambios.

{% hint style="success" %}
Eliminar un miembro del grupo **no elimina su cuenta**, solo lo retira de la rotación. Los leads ya asignados a él permanecen con él hasta ser reasignados manualmente.
{% endhint %}

#### **Desactivar el Round Robin sin eliminar el grupo**

Para detener la distribución automática temporalmente (ej.: durante un feriado o las vacaciones de un consultor):

* Desactive el toggle **Asignación de Leads** en el grupo. Los miembros vuelven a ver todos los leads.
* Los leads ya asignados no se pierden: las asignaciones existentes permanecen.

**Visión general: dos modos de grupo**

| Modo                    | Asignación de Leads | Qué hace                                      | Cuándo usar                                           |
| ----------------------- | ------------------- | --------------------------------------------- | ----------------------------------------------------- |
| **Organizacional**      | ❌ Desactivado       | Agrupa miembros sin enrutar leads             | Estructurar el equipo visualmente, sin automatización |
| **Enrutamiento activo** | ✅ Activado          | Round Robin: distribuye leads automáticamente | Equipos de ventas con múltiples consultores           |

**Preguntas frecuentes**

<details>

<summary><strong>¿Puedo tener múltiples grupos con Round Robin activos al mismo tiempo?</strong></summary>

La plataforma permite crear múltiples grupos con Asignación de Leads activa, pero la documentación no especifica cómo el sistema decide qué grupo recibe el lead cuando hay más de uno activo simultáneamente. Para evitar comportamiento impredecible, la práctica recomendada es tener **un único grupo con Round Robin activo por agente**.

</details>

<details>

<summary><strong>¿Un miembro puede estar en más de un grupo?</strong></summary>

La plataforma permite agregar el mismo miembro a múltiples grupos. El comportamiento de visibilidad cuando el miembro está en más de un grupo activo no está documentado explícitamente. Si necesita esta configuración, pruebe y valide con el soporte.

</details>

<details>

<summary><strong>¿Qué pasa si todos los miembros del grupo son eliminados?</strong></summary>

El grupo continúa existiendo, pero con Asignación de Leads activa y sin miembros ningún lead será asignado. Mantenga siempre al menos un miembro activo en el grupo de enrutamiento.

</details>

<details>

<summary><strong>¿Puedo ver cuántos leads recibió cada consultor?</strong></summary>

Sí. Use Leads → Leads → Filtros → campo "Responsable" para filtrar por consultor y visualizar cuántos leads están asignados a cada uno.

</details>

**Checklist de configuración de grupo por región/producto**

* [ ] Definir la estrategia: agentes separados (más robusto) o grupo único con reasignación manual
* [ ] Crear grupos con nombres descriptivos (ej.: "Consultores SP", "Especialistas Producto A")
* [ ] Activar **Asignación de Leads** en el grupo principal de cada región/producto
* [ ] Agregar los miembros correctos a cada grupo
* [ ] Documentar el proceso de reasignación manual para el equipo (quién lo hace, cuándo y cómo)
* [ ] Comunicar al equipo cómo funciona la visibilidad de leads (miembro en Round Robin activo ve solo los propios leads)


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